Wat als ik het niet eens ben met een factuur?

Vraag

Wanneer je een factuur ontvangt op basis van een afgesloten overeenkomst (bv. aanneming, koop, levering van diensten,…) en je kan je vinden in de vermeldingen van de factuur, dan kan de factuur binnen de termijn vermeld op de factuur, worden betaald.

Het kan echter ook zijn dat je niet akkoord bent met de vermeldingen op de factuur.  Bijvoorbeeld : de bedragen op de factuur zijn incorrect; de diensten/werken die werden uitgevoerd en op basis waarvan wordt gefactureerd, werden niet of gebrekkig uitgevoerd; de geleverde producten zijn gebrekkig/beschadigd enz.….

Antwoord

In dat geval moet je, in je hoedanigheid van handelaar of niet-handelaar, de factuur “protesteren”.

Want, wanneer je niet protesteert, dan aanvaard je de factuur.  Door aanvaarding van de factuur geef je te kennen dat er een overeenkomst bestaat en dat de bepalingen van de factuur inderdaad overeenstemmen met de onderliggende overeenkomst.

Hoe doe ik dat?

Voor niet- handelaars zijn de verplichtingen minder streng dan voor handelaars.  Het zou ons te ver leiden om de verschillende mogelijkheden van protest waarover niet- handelaars beschikken en de beoordeling van de rechtspraak hierover uit de doeken te doen.  Om zeker te zijn, houden zowel handelaars als niet- handelaars zich best aan onderstaande vermeldingen.

Je protesteert een factuur waarmee je het niet eens bent, schriftelijk en per aangetekende post.  Dit gelet op de bewijslast.  Een mondeling protest (bv. per telefoon) kan je niet bewijzen.  Doe je dit toch, dan bevestig je het gesprek meteen schriftelijk en per aangetekende post.  Het kan steeds zijn dat wat de vorm betreft, de factuurvoorwaarden bijkomende vereisten stellen : lees deze na en hou je daaraan !

Algehele betwisting

Het protest moet ook tijdig gebeuren, binnen een ‘redelijke termijn’.  Ook hierover bestaat uiteenlopende rechtspraak.  Om betwisting hierover te vermijden, moet je jezelf als regel stellen de factuur bij ontvangst meteen te controleren en meteen al dan niet te protesteren.  Wanneer de factuurvoorwaarden bijvoorbeeld melden dat je binnen 8 dagen na ontvangst van de factuur, protesteert, dan hou je je daaraan.  Ook hier is het van belang de voorwaarden na te lezen.  

Wanneer je snel moet zijn en niet de tijd hebt om alles meteen te controleren, protesteer je de ganse factuur met de factuurvoorwaarden in zijn algemeenheid.  Dit laatste is ook van belang: het kan zijn dat bij de bestelbon geen kennis werd genomen van de voorwaarden of dat deze (weze het miniem) afwijken van de eerder gekende voorwaarden.  Je meldt  in het algemene protest dat je kortelings het protest zal toelichten na grondige analyse van de factuur.  Doe dit dan ook binnen korte termijn.  

Het protest moet alleszins duidelijk, gemotiveerd en niet- dubbelzinnig zijn.  De factuur die je protesteert moet met haar kenmerk en datum worden vermeld.  Je vermeldt de precieze ontvangstdatum van de factuur (het is immers mogelijk dat je deze ontving na de uiterlijke betalingsdatum die op de factuur werd vermeld).  De redenen van het protest moeten duidelijk uit de protestbrief blijken.  Bijvoorbeeld : bedragen kloppen niet met de vermeldingen op de bestelbon, product met gebrek, factuur niet voor jou bestemd,…  Wees volledig en duidelijk ! 

Deels betwist

Wanneer je een deel van de factuur betwist, wat niet altijd mogelijk is, is het altijd aangewezen om het niet- betwiste deel, wanneer dit ongeveer becijferd kan worden, te betalen en dit ook te melden in de protestbrief.  Je laat dan je goede wil zien en tegenpartij zal minder geneigd zijn om de factuur ter invordering aan een advocaat te geven.  Verder vermijd je hierdoor dat interesten en een schadebeding verschuldigd is op dit niet- betwist deel van de factuur.  Wanneer een zeer klein deel wordt betwist (aannemer moet bv. voor een prul terugkomen), moet je er je anderzijds voor hoeden om teveel te betalen, omdat je anders riskeert dat de aannemer zich niet meer laat zien om de laatste afwerking te doen.

Ontving je een aanmaning en geen eerdere factuur, dan vraag je de factuur op en protesteer je de aanmaning en de factuur in afwachting van de ontvangst van de factuur, die je, na ontvangst ervan en bij niet- akkoord, terug moet protesteren.

Je blijft in elk geval zakelijk en beleefd.  Scheldtirades waardeert een rechter allerminst.

Je sluit elk protest af met de bewoordingen : “Onder voorbehoud van alle rechten en zonder enige nadelige erkentenis” zodat bijvoorbeeld misslagen of onvolledige opmerkingen altijd kunnen worden rechtgezet of aangevuld.